Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням зборів суддів
Гайворонського районного суду
Кіровоградської області
№ 2 від 01.04.2025 року
Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Гайворонському районному суді Кіровоградської області
Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням АСДС, здійснюється Положенням про АСДС відповідно до Законів України: «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про інформацію» , «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних» та «Про електронний цифровий підпис».
2.1 У суді використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
2.2 Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів з відповідним Територіальним управлінням ДСА України та судом.
2.3 Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються судом.
2.4 Питання стосовно порядку функціонування автоматизованої системи суду, затверджені цими Засадами, вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів суду.
Засади вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів суду.
2.6 АСДС забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів, судових справ, матеріалів судового провадження, скарг, заяв, клопотань та інших передбачених законом процесуальних документів, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, в порядку їх надходження та фіксування етапів руху інформаційних ресурсів;
- автоматичний розподіл судових справ між суддями;
- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
- викладення (формування) оригіналів електронних судових рішень, виконавчих документів, інших документів у формі ЕД (електронний документ), створення ЕКПД (електронна копія паперового документу) доказів, процесуальних та інших документів, що подаються у паперовій формі, розмітка створених документів.
- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді та голови суду про закінчення цих строків;
- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;
- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами; - індексацію документів та їх контекстний пошук;
- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних судових рішень;
- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
- передачу судових справ до електронного архіву;
- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
2.7 Користувачами АСДС є судді, помічники суддів, інші працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом або розпорядженням голови чи керівника апарату суду.
2.8 Користувачі АСДС вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.
2.9 Користувачі АСДС зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.
2.10 Несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду має наслідком відповідальність, встановлену законом.
3.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
3.2 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
3.3 Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
3.4 Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад та Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
3.5 Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.
3.6 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
4.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Гайворонському районного суду Кіровоградської області, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
4.2 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах.
4.3 Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
4.4 Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який автоматично формується АСДС під час реєстрації першого процесуального документа та який залишається незмінним незалежно від руху справи: проходження її в інстанціях , надходження за підсудністю з іншого суду будь якої юрисдикції , повторного надходження після належного оформлення або після скасування судового рішення по справі судом вищої інстанції.
4.5 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню у листуванні щодо судових справ автоматично формується відповідно до вимог інструкції з діловодства з додаванням ЄУНС.
5.1 Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються за допомогою АСДС згідно Розділу 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).
5.2 Кожний робочий день о 08.00 годин посадова особа суду, відповідальна за ведення електронного табелю в АСДС перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).
У разі невиходу судді на роботу з поважних причин або відсутність на робочому місці певний час (лікарняний, тощо), які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 08:30 дня невиходу на роботу або з моменту відсутності, повідомити про це відповідальну особу за ведення електронного табелю в АСДС.
Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 5.2 Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.
5.3 За вимогою голови суду, особа відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.
5.4 Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.
5.5 Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.
5.6 Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС. Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день, скріплюється підписом керівника апарату суду або особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.
5.7 Повторний розподіл справ і матеріалів, здійснюється з урахуванням вимог пунктів 5.1 – 5.6 Засад за розпорядженням керівника апарату суду.
5.8 У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів. Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.
5.9 На виконання розділу 2.3 Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за рішенням зборів суддів та вмотивованого розпорядженням керівника апарату суду, з урахуванням пунктів 5.1 – 5.6 Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:
- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя;
- звільнення його з посади судді;
- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день;
- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 5.2 Засад;
- відсторонення судді від посади.
- коли суддя не може продовжувати розгляд справи більше 14 календарних днів;
- у разі наявності в матеріалах справи протоколу про неможливість проведення авторозподілу та після усунення обставин, що унеможливлювали його здійснення;
5.10 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за шістдесят календарних днів включно до закінчення повноважень судді;
- у день припинення (відсутності) повноваження суддів;
- за п’ять робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (14 та більше);
- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів(1-4 дні);
- за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (5-13 дн.);
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних дні) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- у дні перебування судді на навчанні, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).
- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті більше 8 (восьми) годин, за попередньою заявою судді на ім’я керівника апарату суду;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Дні , у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється згідно Положення.
Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.
8.1 Слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обираються зборами суддів строком на 3 роки.
8.2 У разі неможливості виконання обов’язків слідчого судді (у зв’язку з перебуванням чергового слідчого судді на лікарняному, відпустці або з інших поважних причин) його функції виконує суддя, визначений зборами суддів.
Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.
Відсоток справ, що підлягає розподілу для розгляду суддею, у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя визначається окремим рішенням зборів суддів.
Введення зменшуючого коефіцієнту у зазначених межах допускається виключно рішенням зборів суддів.
Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів. Після визначення автоматизованою системою головуючого судді склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою зі складу фактично працюючих суддів.
Автоматичне визначення присяжних у Гайворонському районному суді Кіровоградської області здійснюється згідно положення про АСДС (із змінами та доповненнями).
Внесення до АСДС відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили здійснюється згідно Положення відповідальними особами, визначеними наказом керівника апарату суду.
13.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, що об’єктивно унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та проведення автоматизованого розподілу фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
Судові справи у цей період не розподіляються за виключенням справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян:
- судові справи, пов’язані з виборчим процесом;
- судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання;
- вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою;
- клопотання слідчого або прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження;
- клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла.
Судові справи, які мають розглядатися негайно, передаються суддям головою суду з дотриманням принципу черговості їх надходження в алфавітному порядку прізвищ суддів
13.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.
13.3 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції, а також інформація про її розподіл
Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.
16.1 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
16.2 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів
16.3 Будь які інші дії щодо реєстрації, авторозподілу, передачі до архіву кореспонденції, зберігання електронних документів, формування статистичних звітів, систематизації інформації в АСДС тощо, які не визначені засадами використання АСДС у Гайворонському районному суді Кіровоградської області здійснюється згідно положення про АСДС.
Додаток № 1 до Засад застосування автоматизованої
системи документообігу суду для розподілу
судових справ та матеріалів між суддями
в Гайворонському районному суді
Кіровоградської області
Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “__ ” ______року
|
№ з/п |
від кого надійшов документ, матеріал, чи справа |
№ справи та датою |
за яким номером та датою |
тип документа |
Короткий зміст документа, матеріалу чи справи |
Номер провадження (якщо підлягає реєстрації) |
Підстави відсутності реєстрації |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Керівник апарату суду
Відповідальна особа суду
8 Додаток №2 до Засад застосування
автоматизованої системи документообігу
суду для розподілу судових справ та матеріалів
між суддями в Гайворонському районному
суді Кіровоградської області
Довідка про відсутніх на робочому місці суддів Станом на 08:30 “___”_____________ року згідно даних наявних у відділі кадрової роботи та державної служби (посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов’язки) (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:
|
№ з/п |
ПІБ судді |
Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного |
Причина відсутності судді на робочому місці 1 |
|
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
Керівник апарату суду
Відповідальна особа суду
9 Додаток №3 до Засад застосування
автоматизованої системи документообігу
суду для розподілу судових справ
та матеріалів між суддями в Гайворонському
районному суді Кіровоградської області
АКТ
про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів
Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:
- що було виявлено суддею (суддями)
Підпис судді (суддів).
_03_03.png)
