Інформаційно - аналітична довідка, щодо результатів роботи керівника апарату Гайворонського районного суду Кіровоградської області за 2014 рік

1.     Організація ведення діловодства в місцевому загальному суді.                 

      Виконавська дисципліна.

      Організація функціонування КП «Д-З» у суді.

Діловодство в Гайворонському районному суді Кіровоградської області на протязі 2014 року велося відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 р. № 173, ЗУ «Про судоустрій та статус суддів»,  інших інструкцій, положень та рекомендацій, що стосуються ведення діловодства в судах загальної юрисдикції.  Діловодство в суді ведеться як в паперовій формі, так і автоматизованій (електронній) системі обробки, обліку та контролю документів (справ, проваджень та матеріалів) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

Згідно своїх посадових інструкцій, керуючись процесуальним законодавством, положенням про Гайворонський районний суду, положенням про структурні підрозділи суду, а також наказами і розпорядженнями голови та керівника апарату суду,працівники добре виконують свої функціональні і посадові обов’язки.

Керівником апарату суду винесено наказ №2/з від 13.01.2014 року про перерозподіл функціональних обов'язків між працівниками, що звільнило суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя, також це нормалізує функціонування роботи суду в цілому та підвищення відчуття відповідальності у працівників.

Факт, щодо неналежного виконання працівниками суду функціональних чи посадові обов’язки на протязі 2014 року не траплялось, жоден з працівників до дисциплінарної відповідальності не притягувався.

Тобто, з вищезазначеного можу сказати що виконавська дисципліна у суді на достатньому рівні.    

2.     Плани роботи суду, організація контролю за ходом їх виконання.

План роботи Гайворонського районного суду на 2014 рік виконаний повністю.  На протязі року згідно зазначеного плану та термінів виконання - керівником апарату суду проводилась загальна перевірки працівників апарату суду щодо виконання ними своїх посадових та функціональних обов»язків, систематично проводились наради та семінарські навчання з працівниками апарату суду згідно складених планів проведення навчань, лекцій та семінарів. Постійно ведеться підтримання законодавчої системи та впровадження оновлених версій «Ліга Закон» та «НАУ», підтримання в обов’язковому порядку виконуються пункти плану кадрової роботи, за потребою вносяться зміни та нові записи до трудових книжок. Вчасно та без порушень термінів були виконані пункти плану аналітично-статистичної роботи, узагальнення судової практики, вчасно надсилаються різного роду періодична, а тобто квартальна та піврічна звітність така, як  звіти за формами: 1-ОП та 1-1- ОП,  1-Л, 10 (судовий збір), Ф 4 (піврічний) та інші  до ТУ ДСА України в Кіровоградській області; до апеляційного суду Кіровоградської області інформація по зупиненим та нерозглянутим (більше 2 та 6 місяців і понад рік)  цивільним справам, інформація по нерозглянутих понад  2 місяця  та понад рік кримінальним справам (провадженням), інформація по про застосування окремих положень КПК судом, вносяться зміни та доповнення в разі потреби в літературу бібліотечного фонду суду, щоквартальна надсилається інформаційно-аналітична довідка керівника апарату суду та інші, як щомісячні та щоквартальні інформації так і разові.    Випадки затримання направлення інформацій звичайно трапляються, але здебільшого за поважних причин.

Згідно плану роботи суду постійно ведеться контроль за організацією впровадження та функціонування автоматизованої системи документообігу суду (Д-З). Контроль за виконанням повноважень головним спеціалістом з ІТ.

План роботи суду на І півріччя 2015 року складений заступником керівника апарату та  затверджений головою суду 19 січня 2015 року. Він має безліч важливих для суду завдань. Як наприклад адміністрування та постійне оновлення веб-сайту Гайворонського районного суду, що в даний час є дуже  важливим, адже громадяни мають доступ до певної, потрібної їм інформації, безперешкодно можуть користуватись сайтом, мати уяву про роботу суду, новини суду та різного роду повідомлення.

Важливим питанням є і питання щодо вивчення та впровадження спільного наказу ДСА України та Генеральної прокуратури щодо проведення планових взаємозвірок по кримінальним провадженням по результатам розгляду, що направляються до суду та які є зареєстровані у ЄДРДР. Взаємозвірки проводяться щомісяця.

3.     Оперативні наради суду. Оперативні наради проведені керівником апарату суду за дорученням голови суду, їх кількість та тематика.

У 2014 році в Гайворонському районному суді постійно проводились оперативні наради з працівниками апарату суду та з суддями. В загальній кількості у вказаний період їх було 34. Більшу частину нарад проведено головою суду.

На нарадах в основному обговорюються питання стосовно організації діяльності суду, доводяться до відома листи ТУ ДСА в Кіровоградській області, нові положення, інструкції та зміни до законодавства, а також приймаються та обговорюються пропозиції працівників щодо вдосконалення роботи суду.   

Протоколи нарад висвітлюють короткий зміст обговорюваних проблем та містяться у номенклатурній справі № 01-05. Керівник апарату суду завжди висловлюється і висвітлює потрібну інформацію й на нарадах під головуванням голови суду. Також керівник апарату завжди запрошена на збори суддів. Проекти рішень зборів суддів починаючи з липня готує заступник керівника апарату суду Савчук Н.М., які затверджуються суддями (номенклатурна справа № 01-52). Організацію їх виконання забезпечує керівник апарату суду.

4.     Забезпечення інформаційно-нормативної, кодифікаційної роботи суду. Висвітлення проблемних аспектів у даній роботі.

В Гайворонському районному суді  у разі потреби проводиться  робота помічниками суддів, по внесенню змін та доповнень до примірників кодексів які знаходяться у суддів, та кодексів  якими користуються судді у повсякденній  роботі, а саме до Цивільного кодексу України, Цивільно-процесуального кодексу України, Кримінально процесуального кодексу України, Кримінального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України та інші.

Відповідальною за організацію функціонування та діяльністю бібліотеки Гайворонського районного суду і збереженням бібліотечного фонду суду рахується керівник апарату суду.

Значну роль відіграє законодавча база «Ліга Закон» та періодична література завдяки якій вчасно вносяться зміни та доповнення до кодексів.

Робота у цій сфері постійно вдосконалюється.

5.     Організація контролю за роботою служби судових розпорядників.

Згідно штатного розпису в Гайворонському районному суді числиться один судовий розпорядник. Дана посада тривалий час була вакантною, але

За наказом № 8/к  дану посаду зайняла Сокольвяк Н.Г. Та 5 травня 2014 року Сокольвяк Н.Г була переведена на посаду секретаря судового засідання за успішними результатами стажування. Посада розпорядника була вакантною до середини червня 2014 року. Так, за власним бажанням та на підставі  наказу керівника апарату суду №21/к від 18.06.2014 року  на дану посаду переведено помічника судді – Сіденка Едуарда Петровича.

6.     Стан забезпечення зберігання та використання штампів і печаток суду, товарно-матеріальних цінностей та документації суду. Порядок та періодичність списання використаних матеріальних цінностей.

У  Гайворонському районному суді відповідальними за збереження гербової печатки суду та інших видів печаток, штампів, а також посвідчень відряджень визначити: старшого секретаря суду Степанюк Вікторію Анатоліївну та секретаря суду Лозову Інну Олександрівну.

Згідно наказу від 13.01.14 №2/з відповідальність за збереження бланків посвідчень особи, трудових книжок та особових справ працівників апарату суду покладено на керівника апарату суду – Панасюк Тетяну Валентинівну.

Також у Гайворонському районному суді створено постійно діючу комісію по контролю та перевірці наявності печаток, штампів і бланків, порядок їх зберігання та використання в суді.

В суді ведеться журнал обліку штампів і печаток суду, який знаходиться в канцелярії суду там  в спеціально обладнаному сейфі зберігаються й самі печатки та штампи.

Бланки посвідчень особи, трудові книжки та особові справи працівників апарату суду зберігаються в сейфі канцелярії суду.

Наказом від 22.01.2009 року № 9/к призначено матеріально-відповідальних осіб за збереження отриманого із складу та переданого до Гайворонського районного суду:

-                майна та інших матеріальних цінностей – старшого секретаря суду Степанюк Вікторію Анатоліївну,

-                 комп’ютерного обладнання – головного спеціаліста з інформаційних технологій Пойду Олександра Анатолійовича.

Покладено на призначених осіб повну матеріальну відповідальність за незабезпечення схоронності матеріальних цінностей, переданих їм для зберігання. 

   Зобов’язано відповідальних осіб вживати заходи для відвернення заподіяння шкоди переданому їм для зберігання майна та інших цінностей; своєчасно повідомляти голову суду та керівника апарату суду про всі обставини, що загрожують забезпеченню збереження переданих їм для зберігання матеріальних цінностей; вести облік, брати участь в інвентаризації та списанні переданих їм для зберігання матеріальних цінностей.   

 Матеріальні цінності використовуються за призначенням, непридатні до використання та зношені цінності списуються в установленому законодавством порядку. Порушень на даний час не виявлено. 

Згідно наказу № 66 від 03.08.2010 року що діє станом на 01.01.2015 року, відповідальною за здавання сигналізації під спостереження та її зняття з під спостереження є старший секретар  Гайворонського районного суду Кіровоградської області - Степанюк Вікторію Анатоліївну.

7.     Організація роботи по виконанню та дотриманню правил охорони праці та протипожежної безпеки, дотримання працівниками суду правил внутрішнього трудового розпорядку.

Всіма працівниками апарату суду відмінно виконуються правила внутрішнього трудового розпорядку, відповідальною особою добре ведеться  робота по охороні праці та протипожежної безпеки. З 01.10.2014 року веласяся активна робота по заведенні потрібних журналів та проведенні інструктажів.

          П.4 наказу №2/з від 13.01.14 року відповідальними за пожежну безпеку в Гайворонському районному суді визначено:  помічника судді Кільчевського Сергія Анатолійовича, у разі його відсутності – помічника заступника голови суду Хмельовського Олексія Миколайовича.

З приводу дотримання працівниками суду правил внутрішнього трудового розпорядку на кожній нараді, що проводить керівник апарату суду працівникам апарату наголошується що існує перелік основних обов’язків держслужбовців,  які зазначені в правилах внутрішнього трудового розпорядку Гайворонського районного суду, за сумлінне виконання яких, а також тривалу і бездоганну роботу, новаторство та інші досягнення в роботі застосовуються заохочення: винесення подяки, видача премії, нагородження почесною грамотою та інші, за порушення трудової дисципліни, невиконання або невиконання покладених на нього трудових обов’язків тягне за собою накладення дисциплінарного стягнення.

На усіх нарадах коротко нагадується про основні обов’язки державних службовців, а у нашому випадку працівників апарату суду.

8.           Організація кадрової роботи суду. Виконання відповідальними особами за складання табелів обліку використання робочого часу, вимог наказу Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 оку № 489.

Кадрова робота суду у 2014 рці велася відповідно до методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів та кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджено наказом Державної судової  адміністрації України від  20 березня 2007 року № 24. Присвоєння працівникам апарату чергових рангів здійснюється відповідно до затвердженого графіка та згідно Положення про ранги державних службовців затверджено постановою Кабінету  Міністрів України від 19 червня 1996 р. N 658,  надбавка за вислугу років встановлюється державним службовцям відповідно до затвердженого графіка, розрахунку стажу державної служби та Закону України «Про державну службу».

Керівником апарату постійно проводиться робота щодо ведення особових справ працівників суду, заповнення в разі потреби трудові книжки, контроль за виконанням графіків присвоєння чергових рангів та надбавок за вислугу років, надання відпусток працівникам суду.

Належним чином та у встановленому поряду приймаються на роботу нові працівники, як наприклад на протязі 2014 року проведено   2 конкурсних відбору на заміщення вакантних посади. Дані особи пройшли спец перевірку та повноцінно працюють.

Також, ТУ ДСА України в Кіровоградській області призначено заступника керівника апарату на місце особи, яка знаходиться у відпустці по догляду за дитиною.

Отже, кадрове діловодство у Гайворонському районному суді на даний час ведеться без грубих порушень, але звичайно деякі недоліки мають місце. Проводиться робота по їх усуненні шляхом взаємодії з кадровим та бухгалтерським відділом ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

9.  Потреба у підвищенні кваліфікації працівників апарату суду та у проведені семінарів (їх тематика) за участю працівників управління.

На даний час є потреба у проведенні семінарів у ТУ ДСА з кадрових питань, організаційної роботи та інших питань що стосуються роботи суду в загалі.

Працівники суду постійно відмовляються від проходження підвищення кваліфікації. Причинами є банальна нестача коштів, адже кошти не надаються перед навчанням, а в невизначений період, по-друге незручне місце розташування регіонального відділення НШС. Тому проведення навчань та семінарів в ТУ ДСА для працівників є вкрай необхідним.

10. Контролю за виконанням відповідальними особами суду вимог Закону України «Про доступ до судових рішень».

Щомісячно проводиться перевірка роботи головного спеціаліста з інформаційних технологій щодо забезпечення вчасного та ефективного направлення  копій судових рішень, які були ухвалені Гайворонським районним судом до Єдиного Державного Реєстру. В ході перевірок встановлено що головний спеціаліст з інформаційних технологій щоденно перевіряє роботу  по направленню рішень суддями та їх помічниками до ЄДР, усуває будь які недоліки та надає практичну та теоретичну допомогу роботи в програмі Д-З.   

Постійно на  оперативних  нарадах  працівників суду обговорюється питання щодо порядку ведення ЄДРСР  та  виконання Закону України « Про доступ до судових рішень» та Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

11. Виконання секретарями судових засідань вимог Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами.

Всіма секретарями судових засідань виконується вимоги Інструкції про порядок фіксування судового процесу технічними засобами.

Головним спеціалістом з інформаційних технологій  ведеться робота із секретарями судових засідань, щодо належного ведення звукозапису судового засідання, проведення тестових та пробних записів пе6ред початком слухання справи (провадження), виявляє помилки та труднощі які виникають в процесі фіксування, надає практичну та консультативну допомогу в разі виникнення труднощів у фіксуванні судового процесу.

З боку секретарів с/з ніяких порушень не спостерігалось, не було й випадків зриву справи у зв’язку з неналежним фіксуванням судового процесу.

На сьогодні усі секретарі с/з мають сертифікати по фіксуванні судового процесу.

Ведеться постійна робота попередження  зараження вірусами персональних комп’ютерів, встановлена антивірусна програма NOD32.

12.               Виконання та дотримання Наказу ДСА України  № 141 від 25.12.2007 року «Про затвердження Інструкції про порядок роботи з електронною поштою в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації, апеляційних та місцевих судах загальної юрисдикції».

Наказом від 31 березня 2008 року призначено відповідальними по вирішенню адміністративних та технічних питань функціонування засобів електронного зв’язку , функціонування офіційних скриньок електронної пошти та використання мережі Інтернет головного спеціаліста з інформаційних технологій Пойду Олександра Анатолійовича та помічника судді Кільчевського Сергія Анатолійовича, відповідно до наказів ТУ ДСА № 140 та №141 від 25.12.2007 року.

Головним спеціалістом Пойдою О. А. належно виконується наказ ДСА України №141 від 25.12.2007 р. , а саме :

- забезпечує функціонування відповідного обладнання та програмного забезпечення;

- інформує голову суду та керівника апарату суду про роботу електронної пошти, проблеми, що виникають в роботі і не можуть бути вирішені в межах визначених повноважень, надає пропозиції по вдосконаленню організації роботи з електронною поштою;

- забезпечує реєстрацію, відправку офіційних електронних листів, отримання, реєстрацію, друк прийнятих офіційних електронних листів, подальше опрацювання отриманої офіційної пошти відповідно до вимог нормативних документів, що регламентують процеси діловодства.

На даний час грубих порушень у даній сфері не виявлено.

13.               Інформація щодо суддів Гайворонського районного суду, які потребують поліпшення житлових умов, шляхом забезпечення службовим житлом за місцем знаходження суду. (довідка додається окремим файлом – на альбомному листі).

Станом на жовтень місяць 2014 року, у Гайворонському районному суді Кіровоградської області не має суддів, які потребують житла.

14. Стан виконання листа ТУ ДСА від 16.05.2011 року № 19-717-3 щодо представництва інтересів ДСА України в судах загальної юрисдикції Кіровоградської області ТУ ДСА України в Кіровоградській області, в якому зазначалось, що вся кореспонденція, що стосується відповідної судової справи стороною в якій є ДСА України та/або ТУ ДСА України в Кіровоградській області (позовні заяви, заперечення, відзиви, судові повістки тощо), з метою економії бюджетних коштів та неухильного виконання наказів   ДСА України, повинна направлятися на адресу ТУ ДСА України в Кіровоградській області.          

На даний час до Гайворонського районного суду такої кореспонденції не надходило.

-                Періодичність проведення керівником апарату перевірок роботи працівників апарату суду.

Перевірки роботи працівників апарату суду Керівником апарату суду здійснюються за потребою, та обов’язково раз у квартал перед складанням аналітичної довідки керівника апарату суду.

Здійснюється перевірка роботи канцелярії суду, помічників суддів, секретарів судових засідань, ведення архіву суду, перевіряється робота судового розпорядника та головного спеціаліста з інформаційних технологій.        

-                Проблемні аспекти роботи з організаційного забезпечення діяльності суду.

На даний час у Гайворонському районному суді проблемним аспектом є архів суду, який знаходиться в підвальному приміщенні, є вологим (що ніяк не можливо усунути нам самотужки). У приміщенні суду немає вільних кімнат для розміщення архівних документів. А підвальна кімната аж ніяк не пристосована для зберігання такого роду матеріалів. Самі матеріали та справи вологі, на стінах є слиз та цвіль. Отже, це найболючіше питання на сьогодні.

Та одна з кімнат, що знаходиться у приміщенні Гайворонського райсуду (є власністю адвокатськіої конторі),у даний час адвокатами виставлена на продаж, що є гарним вирішенням проблеми для суду у разі її придбання ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

  Щодо кадрового та організаційного характеру – на даний час проблем не виникає. Штатні одиниці заповнені (навіть тимчасово вакантні), робота по мірі можливості та забезпеченості в колективі організована злагоджено.

Т.в.о керівника апарату

Гайворонського районного суду       

Кіровоградської області                                      /підпис/               Н.М.Савчук

05.01.2015  року