АНАЛІЗ обліково-статистичної роботи у Гайворонському районному суді Кіровоградської області області за І півріччя 2016 року

Гайворонським районним судом Кіровоградської області відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», на виконання плану роботи суду проаналізовано стан ведення обліково-статистичної роботи  суду за І півріччя  2016 року.

Обліково-статистична робота у Гайворонському районному суді Кіровоградської області ведеться відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17 грудня 2013 року; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 05.06.2015 р. №55 та погодженого з Державною судовою адміністрацією України; Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 р №55; Інструкції про порядок обліку кримінальних та адміністративних корупційних правопорушень, затвердженої  Наказом Генеральної прокуратури, Міністерства внутрішніх справ,  Служби безпеки, Міністерства доходів і зборів, Міністерства оборони, Державної судової адміністрації України 22.04.2013 № 52/394/172/71/268/60, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013  N 169, Інструкції щодо заповнення  картки  на особу, стосовно якої судомо розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 № 32/04 ( в частині що стосується кримінальних справ за КПК 1960 р). 

Відповідно до п. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.

Протягом І півріччя 2016 року працівниками апарату Гайворонського районного суду Кіровоградської області належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.  Робота суду планується раз в півріччя. Плани затверджуються головою суду, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду. До планів входять наступні розділи:

-         організаційна робота;

-         узагальнення судової практики;

-         робота з кадрами.

Організаційна робота включала в себе: підготовку та здачу статистичних звітів; проведення взаємозвірки показників звітності щодо виправданих осіб та повернутих судом кримінальних справ з прокуратурою району; оновлення ВЕБ-сторінки суду; проведення навчання з працівниками апарату суду; підготовку та передачу справ до архіву суду; проведення нарад з працівниками апарату суду; подання інформації щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР; ознайомлення з поточними змінами в законодавстві, підготовка фінансової звітності, проведення перевірки роботи канцелярії суду щодо повноти та своєчасності заповнення обліково-статистичних карток по кримінальних, цивільних та адміністративних справах та ін. 

В суді протягом І півріччя 2016 року проведено ряд організаційних заходів: головою суду та керівником апарату суду проведено наради по підсумках роботи  за 2015 рік з питань підготовки та здачі статистичних звітів; підготовлено інформації стосовно результатів розгляду справ із залишку станом на початок року;  проведено аналіз обліково-статистичної роботи за 2015 рік; огляд даних судової статистики за 2015 рік; доведено  до відома працівників інформацію, яка систематично надходить з апеляційного суду Кіровоградської області, ТУ ДСА України у Кіровоградській області; систематично надсилаються  до ЄДРСР копії судових рішень; надсилаються до ЄДРСР відомості щодо набрання судовими рішеннями законної сили.

Протягом року Веб-сторінка суду постійно оновлювалась та на ній були розміщені такі інформації: аналіз обліково-статистичної роботи за 2015 рік та І півріччя 2015 року; огляд  даних про здійснення правосуддя за 2015 рік та І півріччя 2015 року; інформації про вакансії в Гайворонському районному суді, зміни в структурі суду, інформація про електронний суд, виконання вимог Закону України «Про очищення влади», декларації про доходи та зобов’язання фінансового характеру, Засади використання автоматизованої системи документообігу суду. Також, протягом року, оновлюється розділ новин на Веб-сторінці, зокрема висвітлюються зміни в діючому законодавстві; викладається інформація про семінари, збори, відпустки, графіки чергувань працівників суду,  інформації про роботу суду, розрахунки для сплати штрафу, судового збору, впровадження новинок в роботі судів. 

Веб-сторінку Гайворонського районного суду оновлено наступними розділами:

- виконання вимог Закону України «Про очищення влади» (інформація про початок перевірки суддів та державних службовців суду);

- засади використання автоматизованої системи документообігу суду. 

З метою застосування єдиної судової практики при розгляді різних категорій справ у суді протягом І півріччя 2016 року на виконання плану роботи та на вимогу вищестоящих судів проведено узагальнення та ознайомлено суддів та працівників апарату  суду.

По роботі з кадрами проведені: щорічна оцінка виконання державними службовцями своїх посадових обов’язків і завдань; декларування відомостей про доходи та зобов’язання фінансового характеру державними службовцями та ін. Щомісяця подається інформація про фактичну та штатну чисельність працівників Гайворонського районного суду.

Протягом І півріччя 2016 року у Гайворонському  районному суді проведено 14  оперативних нарад з працівниками апарату суду. На нарадах розглядалися питання підготовки та здачі статистичних звітів; вивчення положень Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ; надсилання копій судових рішень до ЄДРСР; положень організації та проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків та завдань; підбиття підсумків подачі декларацій державними службовцями суду; підвищення кваліфікації працівниками апарату суду; питання дотримання норм трудової дисципліни у суді; ознайомлення з графіком передачі справ суду за 2015 рік в архів. Також працівників апарату суду з метою недопущення помилок при здійсненні обліково –статистичної роботи ознайомлено з:

- Аналізом обліково-статистичної роботи суду за 2015 рік.

- Оглядом даних про стан здійснення правосуддя місцевими судами Кіровоградської області  у 2015 році;

- Інформацією щодо кількості судових рішень, надісланих місцевими судами Кіровоградської області  до ЄДРСР за всі 4 квартали  2015 року та 1 квартал 2016 року;

- Аналітичною довідкою про стан надсилання місцевими судами Кіровоградської області судових повісток у вигляді SMS-повідомлень учасниками судового процесу за період з 01.01.2016 р. по 30.06.2016 р.

Упродовж  І півріччя 2016 року керівником апарату суду проведено перевірки  з питань дотримання вимог, встановлених Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ,  затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17 грудня 2013 року, а саме: ведення первинного обліку цивільних, кримінальних, адміністративних  справ та справ про адміністративні правопорушення; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи та вироки по яких набрали законної сили;  якість складання звітності, перевірка роботи суду щодо приймання й обліку апеляцій, апеляційних скарг; проведено перевірку роботи канцелярії суду по зверненню до виконання вироків по кримінальних справах та рішень по цивільних справах, а також постанов  у справах про адміністративні правопорушення. За результатами перевірок проведено оперативні наради з працівниками апарату суду, на яких обговорювалися проблемні питання та виявлені недоліки і, зокрема, причини та умови їх виникнення та усунення.

Облік справ та матеріалів ведеться в комп’ютерній програмі «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах  із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ та відповідно до вимог КП «Д-3». Працівники, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було, але в окремих  картках  не  повністю були заповнені їх реквізити. Такі недоліки постійно усуваються. Обліково-статистичні картки, журнали та алфавітні покажчики зберігаються у електронних архівах.

 Також слід відмітити, що  у суді розробляються та вдосконалюються типові шаблони процесуальних документів (постанов, ухвал), що найчастіше використовуються у роботі КП «Д-3». У суді проведена робота з підвищення кількості заявок на отримання SMS –повісток  по справах.

Також судом щомісяця в ТУ ДСА в Кіровоградській області направляється узагальнена інформація про використання систем відеоконференцзв’язку; інформація щодо кількості публікацій на Веб-сторінці суду.

Найпоширенішою проблемою, що виникає при складанні звітності є неточності та відсутність усіх даних  в обліково-статистичних картках. Недоліки усуваються відповідальними працівниками апарату суду. Також при складанні звітності враховуються прийняті протягом року зміни.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

-  планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи та діловодства, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення Інструкції щодо заповнення і подання та заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ та матеріалів, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», інших новел законодавства та змін Інструкції щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- посилити контроль за первинною реєстрацією та обліком справ та матеріалів, які надійшли до суду;

- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

- надавати пропозиції щодо удосконалення системи документообігу суду, спрощення побудови пошукових фільтрів, тощо;

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду та провести огляд  даних про здійснення правосуддя Гайворонським районним судом Кіровоградської області.

В.о.керівника апарату Гайворонського

районного суду Кіровоградської області                                 О.О.Ковтонюк