Положення про канцелярію суду

 ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Гайворонського районного суду

Кіровоградської області

від  21 червня 2013 року

№ 14/з

П О Л О Ж Е Н Н Я

про канцелярію Гайворонського районного суду Кіровоградської області

1.   Загальні положення

         1.1.   Канцелярія Гайворонського районного суду (далі – суд) є структурним підрозділом Гайворонського районного суду Кіровоградської області та підпорядковується йому.

1.2.   Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, посадовими інструкціями, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державного службовця, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням.

1.3. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.

1.4.   Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.

2. Структура канцелярії

          2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату)  суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації у Кіровоградській  області. 

2.2.  До складу канцелярії входять старший секретар суду та 2 секретарі суду.

2.3.  Керівництво канцелярії:

 2.3.1. Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом голови  суду.

 2.3.2. Усі працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду (на підставі ЗУ «Про судоустрій та статус суду).

 2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.                     

3. Основні завдання

3.1  Дотримання загальних   правил  ведення судового  діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  відправлення  або  передавання  в  архів, звернення до виконання судових рішень.

3.2.  Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

3.3.  Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

3.4.   Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

3.5.   Здійснення прийому громадян.

3.6.   Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

3.7.   Забезпечення зберігання речових доказів.

3.8.   Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

4. Функції

4.1. Щоденне  приймання, реєстрація та передавання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням  працівникам апарату суду відповідно до обов'язків та суддям.

4.2.   Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

4.3.   Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

4.4.   Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

4.5.   Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації  та ведення  даних карток в електронному вигляді.

4.6.   Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

4.7.   Реєстрація та облік судових справ і матеріалів.

4.8.   Реєстрація та облік звернень громадян.

4.9.  Контроль за дотриманням порядку формуванням судових справ, визначеного чинним законодавством.

4.10. Здійснення обліку  і  зберігання  виконаних документів.

4.11. Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справах, залишеними без руху.

4.12.  Робота з адміністративними позовами, залишеними без руху.

4.13. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження, у відкритті провадження у справі за якими позивачеві (заявникові) відмовлено.

4.14.  Робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі за якими позивачеві відмовлено.

 4.15. Приймання й облік апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення.

4.16. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

4.17. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.

4.18.  Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.

4.19.   Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.

4.20. Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах.

4.21.  Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.

4.22.  Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
   надійшли з інших судів України та іноземних держав.

4.23. Дотримання порядку видачі для ознайомлення судових справ і копій документів.

4.24.   Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

4.25.   Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

4.26.   Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

4.27.   Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

4.28.   За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.

4.29.   За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

4.30.   Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

 4.31.   Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

 5. Організація роботи

5.1.    Канцелярія складається з старшого секретаря та ще двох секретарів суду.

 5.2.    Старший секретар та секретарі суду здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

 5.3.    Старший секретар та секретар суду несуть персональну відповідальність за виконання цих завдань.

5.4.    Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

 5.5.    Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

 5.6.  У разі відсутності старшого секретаря суду або неможливості здійснення ними своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

5.7.   Старший секретар суду та секретар суду свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

         6. Права канцелярії

         6.1. Канцелярія має право:

 6.1.1.  В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

6.1.2.  Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

6.1.3.  Вносити обґрунтовані пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

6.1.4.  Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію для виконання своїх завдань та обов'язків.

 6.2.  Старший секретар суду також має право:

6.2.1. Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

 7. Відповідальність канцелярії

        7.1. Працівники канцелярії несуть персональну відповідальність за достовірність даних первинного обліку, своєчасність їх складання та оформлення.

 7.2. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.

 7.3. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

7.3.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

 7.3.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

 7.3.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

7.3.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни.

7.3.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.

 7.3.6. Розміщення і діяльність  працівників  канцелярії.

 7.4. Відповідальність працівників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

 8. Заключні положення

         8.1. До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за згодою голови суду, що затверджуються керівником апарату.

 8.2. Строк дії цього положення не обмежений.

ПОГОДЖЕНО

 Голова  Гайворонського

районного суду Кіровоградської області

____________________  В.В.Поліщук

______ _____________  ______ року