Згідно посадової інструкції керівника апарату суду бов’язки з систематичної квартальних, піврічних та річних статистичних звітів про роботу суду, покладено на керівника апарату суду Т.В.Панасюк;

Згідно наказу керівника апарату суду від від  03 січня 2013 року                                                                        № 2/з Про перерозподіл обов’язків між працівниками апарату суду, пов’язаних з роботою в  автоматизованій системи документообігу Гайворонського районного суду Кіровоградської області та визначення відповідальних осіб, визначено, що 

1. внесення даних до обліково-статистичних карток на кримінальне провадження (з індексами 1-кп, 1-кс, 1-в, 1-вп, 1-м, 1-о та 1-кд та інші що стосуються даної категорії) по розділам: реєстрація, судді (здійснення авторозподілу справи між суддями), присяжні (здійснення авторозподілу), апеляційне провадження, касаційне провадження, відомості про виконання, відомості про потерпілих, інші відомості (при потребі) та передача до архіву - на старшого секретаря суду, Степанюк Вікторію Анатоліївну;

2. внесення даних до обліково-статистичних карток на кримінальне провадження (з індексами 1-кп, 1-кс, 1-в, 1-вп, 1-м, 1-о та 1-кд та інші що стосуються даної категорії) по розділам: підготовче провадження та судовий розгляд - помічників суддів (включаючи помічника голови та помічника заступника голови суду) та секретарів судового засідання.

3. внесення даних до картки на особу, що міститься у розділі 1 (реєстрація) обліково-статистичної картки на кримінальне провадження (з індексом 1-кп), усіх помічників суддів (включаючи помічника голови та помічника заступника голови суду).

2. Визначити у Гайворонському районному суді Кіровоградської області відповідальними за:

1. внесення даних до обліково-статистичних карток по цивільним та адміністративним справам (з індексами 2, 2-н, 2-о, 2-д, 2-з, 6, 8, 4-с, 2-а та 8-а та інші що стосуються даних категорій) по розділам: реєстрація, вартісні показники, судді (здійснення авторозподілу справи між суддями), апеляційний та касаційний розгляд, інші відомості (звернення до виконання), передача до архіву, секретаря суду - Черноводську Ольгу Григорівну.

2. внесення даних до обліково-статистичних карток по цивільним та адміністративним справам (з індексами 2, 2-н, 2-о, 2-д, 2-з, 6, 8, 4-с, 2-а та 8-а та інші що стосуються даної категорії) по розділам: попередній та судовий розгляд - помічників суддів (включаючи помічника голови та помічника заступника голови суду) та секретарів судового засідання.

3. Визначити у Гайворонському районному суді Кіровоградської області відповідальними за: 

1. внесення даних до обліково-статистичних карток по справам про адміністративні правопорушення (з індексом 3 та інші індекси, що стосуються даної категорії) по усім розділам крім «судовий розгляд» - секретаря суду, Лозову Інну Олександрівну.

2. внесення даних до обліково-статистичних карток по справам про адміністративні правопорушення (3 та інші індекси, що стосуються даної категорії) по розділу «судовий розгляд» - помічників суддів (включаючи помічника голови та помічника заступника голови суду).

4. Обов’язок реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в системі електронного документообігу (згідно наказу від 31.12.2010 року № 100/з) залишити за секретарями суду Степанюк В.А. та Лозову І.О..

5. Права адміністратора у автоматизованій системі документообігу Гайворонського районного суду Кіровоградської області покладено на головного спеціаліста з інформаційних технологій  Пойду Олександра Анатолійовича та  зобов’язано його щоквартально здійснювати перевірку і звітувати по кожній справі.

Проведення узагальнення роботи суду з розгляду судових справ                          ( узагальнення судової практики), за дорученням голови суду здійснення підготовки статистичних даних, узагальнень суду про кількість і стан розгляду судових справ усіх категорій покладено на керівника апарату суду Панасюк Т.В. 

- обов’язки з контролю ведення документів первинного обліку, з забезпечення своєчасного та якісного складання звітів судової статистики, відповідальність за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення покладені на керівника апарату суду Панасюк Т.В., як відповідальну за ведення статистичної роботи у суді; 

З 2011 року, відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів" від 07 липня 2010 року № 2453-VI, пункту 2.1 Положення про автоматизовану систему документообігу у суді запроваджено роботу автоматизованої системи документообігу із здійсненням автоматизованого розподілу кримінальних, цивільних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення та інших справ. Усі судді та працівники апарату суду були ознайомлені з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, яке затверджене рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30, то погоджене 26.11.2010 року з Головою Державної судової адміністрації України, з інструкцією користувача комп’ютерної системи «Документообіг загальних судів», якими й користуються у своїй роботі постійно.

Щодо кадрового забезпечення штатними працівниками на перелічених посадах станом на 31.12.2013 фактично перебувають 12 державних службовці: 

1. Керівник апарату суду Панасюк Т.В. , повна вища юридична освіта, стаж роботи 11 років;

2. Помічник голови суду Кузьмінська О.В., повна вища юридична освіта, стаж роботи 8 років,

3. Помічник заступника голови суду Хмельовський О.М., повна вища юридична освіта, стаж роботи  4 роки,

4. Помічники суддів: Сіденко Е.П. повна вища юридична освіта, стаж роботи 10 років та Кільчевський С.А. повна вища юридична освіта, стаж роботи 6 років,

5. Головний спеціаліст з ІТ Пойда О.А., повна вища економічна освіта, стаж роботи 5 років,

6. Секретарі с/з: Шевченко Л.О. вища педагогічна освіта, стаж роботи у суді – 11років; Казмірчук П.Б. повна вища юридична освіта, стаж роботи 5 років; Волощук В.В. повна вища юридична освіта, стаж роботи 3років та Діхтяренко М.Ф. базова вища юридична освіта, стаж роботи у суді до 1 року.

7. старший секретар суду Степанаюк В.А.- освіта середня, стаж державної служби станом на 31.12.2013 року становить  - 17 років; 

8.  секретар суду Лозова І.О.- освіта професійно - технічна; стаж державної служби станом на 31.12.2013 року становить – 26 років; 

Викладені дані свідчать про те, що суд не повністю забезпечений спеціалістами. Посада судового розпорядника була вакантною, 24 грудня проведено конкурс на заміщення вакантної посади та рішенням комісії рекомендовано Сокольвяк Н.Г., на даний момент проводиться спец перевірка по даній особі. забезпечений Також не в повній мірі суд забезпечений спеціалістами, які займаються судовою статистикою, так як на даний час посада заступника керівника апарату є тимчасово вакантна і керівник апарату самості йно здійснює формування звітності, а ось штат працівників, відповідальних за здійснення первинного обліку документів, забезпечений спеціалістами, які у переважній більшості мають чи то повну загальну середню освіту, чи то професійно-технічну освіту. 

Діловодство у суді здійснюється з дотриманням вимог Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27.06.06 року № 68, із змінами та доповненнями. 

Під час перевірки роботи канцелярії суду по веденню первинного обліку обліково-інформаційних карток на кримінальну справу, справу про адміністративне правопорушення, адміністративних справ на обліково-інформаційних картках на адміністративну справу та цивільних справ на обліково-інформаційних картках на цивільні справи були деякі зауваження, як наприклад якість формування справ. 

Проведена комплексна перевірка роботи канцелярії суду на предмет правильного відображення в обліково-інформаційних картках на справи усіх категорій результатів розгляду апеляцій ( апеляційних скарг, подань ). Перевіркою з’ясовано, що обліково-інформаційна робота канцелярією суду зі здійснення відображення результатів розгляду апеляцій ( апеляційних скарг, подань ) в цілому ведеться відповідно до норм Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, граф відповідної обліково-інформаційної картки, Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 68 від 27.06.06 року та відповідно до вимог заповнення журналу обліку апеляцій. 

Керівником апарату суду Панасюк Т.В., як відповідальною за 

ведення статистичної роботи у суді складалися щоквартально звіти про оперативність розгляду судом кримінальних справ згідно форми статистичної звітності №1-ОП, 1-1-ОП; до 3 числа кожного місяця готуються дані про кримінальні справи, провадження по яким триває більше 2-х місяців, 6-ти місяців та 1-го року; щокварталу складався звіт за формою №1-Л про розгляд судом кримінальних справ за статтями 209, 209-1, 306 КК України; до 03 числа кожного наступного за звітним місяцем готується на адресу апеляційного суду Кіровоградської області інформація про цивільні справи, які перебувають у провадженні суду понад 2-х місяців, 6-ти місяців та 1-го року та цивільні справи, провадження по яким зупинене і з яких підстав тощо. Відповідальними особами за виконання того чи іншого дорученого до виконання завдання чітко дотримуються строки вказані у запитах про виконання. 

Щомісяця протягом звітного року помічником голови суду, помічниками суддів готуються кількісні дані щодо залишків справ і матеріалів усіх категорій, що знаходяться у провадженні кожного окремого судді, зведені дані надаються керівнику апарату суду для контролю справ, які перебували у провадженні суду з порушенням встановлених строків, та вжиті суддями заходи реагування з метою підвищення оперативності розгляду справи.

Проведення оперативної наради за підсумками роботи суду за перше півріччя 2013 року заплановано у плані роботи суду і на перше півріччя 2014 року. 

Згідно планів роботи суду за 2013 рік та відміток про виконання запланованих заходів виконано усі заплановані на 2013 рік завдання, пов'язані з судовою статистикою. 

Проводилася значна робота зі статистичного вивчення та узагальнення судової практики. Вчасно готувалися і подавалися статистичні звіти про роботу суду за відповідні звітні періоди за встановленими формами статистичної звітності на адресу ТУ ДСА в Кіровоградській області за півріччя та рік ( ф.ф. №1, 2-Ц, 2-А, 3, 4, 1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 6, 7, 8, 10 ), щокварталу за ф.№1-ОП, ф.1-1-ОП, ф.№1-Л та звіт форми щодо кількості надісланих рішень до адміністратора ЄДРСР. 

Перевіркою з’ясовано, що обліково-статистична робота канцелярією суду із здійснення відображення результатів розгляду апеляцій ( апеляційних скарг, подань) в цілому ведеться відповідно до норм Кримінально-процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, граф відповідної обліково-статистичної картки, Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді. 

З 2011 року у Гайворонському районному суді запроваджено роботу автоматизованої системи документообігу із здійсненням автоматизованого розподілу кримінальних, цивільних, адміністративних справ, справ про адміністративні правопорушення та інших справ. 

Головним спеціалістом з інформаційних технологій було присвоєно паролі та коди доступу до автоматизованої системи документообігу працівникам, яким надані права користувача, та повідомлено паролі та коди доступу письмово кожному користувачеві з дотриманням конфіденційності інформації.

  Ведення електронного табелю використання робочого часу суддями в системі Д-З покладено на  керівника апарату суду.

  Відповідно головним спеціалістом з інформаційних технологій керівнику апарату суду надано відповідні права доступу до системи електронного документообігу.

Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації. Автоматичний розподіл судових справ по можливості здійснюється у суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів.

Крім того, зборами суддів також визначено особливості розподілу судових справ, які підлягають розгляду у день їх надходження. Формування звітності суду здійснюється у автоматизованій системі та в ручному.

У зв’язку з застарілим серверним обладнанням при відкритті програми, документообіг дуже довго завантажується при відкриванні кожної гілки команд, що призводить до гальмування роботи всього суду.

Необхідно зазначити, що автоматизована система документообігу майже успішно впроваджена, незважаючи на певні недоліки, але це зумовлене недосконалістю даної програми, недоліки усуваються поступово шляхом оновлень програми.

З метою поліпшення обліково-статистичної роботи у наступному 

звітному періоді планується здійснити наступні заходи: 

– Розглянути на оперативній нараді працівників суду аналіз стану обліково-статистичної роботи у Гайворонському районному суді Кіровоградської області за 2013 рік. 

– У плані роботи суду на 2014 ріку запланувати проведення правових навчань із помічниками суддів, старшим секретарем суду та секретарями суду, консультантом суду з питань складання статистичних звітів про роботу суду. 

– У плані роботи суду на 2014 рік запланувати проведення комплексних перевірок роботи канцелярії суду на предмет своєчасності та якості ведення первинного обліку справ усіх категорій та матеріалів, що надходять до провадження суду, а також здійснити перевірку роботи канцелярії суду на предмет правильності відображення в обліково-інформаційних картках на справи усіх категорій результатів розгляду апеляцій ( апеляційних скарг, подань). 

– Систематично проводити оперативні наради та навчання працівниками апарату суду стосовно впровадження в роботу суду автоматизованої системи документообігу з обов’язковою участю головного спеціаліста з інформаційних технологій.